Gestire il tempo

Tratto da: QualitiAmo - La Qualità gratis sul web

Abbiamo scritto spesso che il Responsabile Qualità, per poter svolgere al meglio il proprio lavoro, deve essere dotato di molte competenze trasversali.
Una tra le più importanti è sicuramente la capacità di gestire il tempo in maniera ottimale e di saper trasmettere questa abilità al proprio team di lavoro.

Proprio per questo motivo, in un momento di tranquillità scandito dal trascorrere delle ore di vacanza ma anche da riflessioni, bilanci e progetti per il futuro, abbiamo deciso di trattare questo argomento.

La gestione ottimale del tempo è uno degli argomenti di discussione più ricorrenti (sia in relazione alle attività professionali, sia riguardo il vivere quotidiano) e più affascinanti dato che, mai come adesso, il tempo appare come una delle risorse più scarse nel mondo, la "materia prima" su cui stiamo combattendo le battaglie più dure.

Tutti o quasi, infatti, sembriamo frustrati perché non abbiamo abbastanza tempo a nostra disposizione ma la questione, in realtà, è un falso problema. Essendo, infatti, il tempo una risorsa finita, occorre semplicemente imparare a farne un uso migliore.
Tutti noi, del resto, abbiamo a disposizione 24 ore al giorno. Ce lo ricorda una famosisissima frase dello scrittore H. Jackson Brown, alla quale dovremmo ripensare un po’ più spesso: “Non dire che non hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che hanno avuto Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein”.

Il tempo è la risorsa più democratica che esista, dal momento che tutti gli uomini hanno la stessa quantità di ore a disposizione durante la giornata. Eppure, l’esperienza ci insegna che ci sono alcune persone che ne hanno sempre troppo poco, e altre (ma sono la minoranza) che ne hanno a sufficienza per portare a termine tutti i progetti messi in cantiere.

Il segreto sta nell’utilizzare al meglio le ore a nostra disposizione per non andare incontro a due spiacevolissime sensazioni:

- sentirsi in colpa per non avere fatto ciò che avremmo dovuto/voluto fare
- avvertire di aver perso il controllo della nostra vita

Perché le persone non sanno gestirsi? Stephen Covey, nel libro “The seven habits of highly effective people”, afferma che l’essenza alla base di una gestione efficace del tempo e della propria vita consiste nell’organizzare e nell’eseguire le attività in base a priorità ben bilanciate.
Secondo Covey, le cause di una gestione del tempo insoddisfacente possono essere tre:

- l’incapacità di fissare priorità;
- l’incapacità di organizzarsi intorno alle proprie priorità;
- la mancanza dell’autodisciplina necessaria per eseguire tali priorità, attenendosi ad esse

Per imparare a risparmiare tempo, però, bisogna investirne un po', almeno all’inizio, e concentrarsi sui tre percorsi visti sopra che, riassunti, possono diventare: imparare ad occupare il tempo che abbiamo a disposizione con le cose più importanti, gestendolo al meglio.

IMPARIAMO A FISSARE LE PRIORITÀ

Per imparare a fare le cose più importanti, evitando di perdersi dietro a ciò che ci porta via del tempo prezioso senza aiutarci a raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti, bisogna ricordarsi di applicare la regola del 20-80 o Principio di Pareto che, ancora una volta, si dimostra validissima anche in questo campo.
Spesso è solo il 20% delle cose che facciamo tutti i giorni a costituire il gruppo delle cose davvero importanti, quelle, cioè, che ci aiutano a raggiungere l’80% dei nostri obiettivi.
Saper riconoscere queste cose, fissando correttamente delle priorità, significa utilizzare il tempo in maniera più intelligente, costruendo una vision e una strategia capaci di aiutarci a capire meglio come vogliamo spendere le ore che abbiamo a disposizione.

I nostri obiettivi, le cose, cioè, che vogliamo davvero ottenere, non dovrebbero essere così difficili da fissare, giusto? Il problema risiede, piuttosto, nel ricercare quali sono le varie strade percorribili per raggiungerli e pianificare, scomponendole, tutte le azioni necessarie al raggiungimento di quanto ci siamo prefissati di raggiungere.

Per trovare la strada migliore, occorrerà partire dalle basi facendoci le solite domande:

- “chi?”
- “cosa?”
- “quando?”
- “dove?”
- “perché?”
- “come?”

Occorrerà, poi, verificare che questi obiettivi siano realistici, ponendoci una semplice domanda: “Quanto tempo occorre per raggiungerli tutti”? Quale percentuale di impegno quotidiano devo dedicare alla realizzazione dei progetti che ho in cantiere? Se la vostra stima rimane al di sotto del 100% del tempo che avete quotidianamente a disposizione avrete davanti a voi i vostri nuovi obiettivi perché il traguardo sarà realistico, in caso contrario dovrete necessariamente rivedere le priorità.

Una volta scomposti gli obiettivi in attività minori, occorrerà stanziare una parte più o meno consistente del nostro tempo al loro sviluppo. La cosa migliore da fare, in questa fase, è di preventivare per lo svolgimento dei compiti che ci siamo assegnati più tempo di quello che riteniamo davvero necessario, in modo da avere un po’ di spazio per gestire eventuali imprevisti.

IMPARIAMO AD ORGANIZZARCI IN MODO DA RISPETTARE LE PRIORITÀ

Per costringerci a rispettare le priorità che abbiamo stabilito, la lista con i nostri obiettivi andrà posizionata in un luogo ben accessibile dove sia possibile vederla tutti i giorni e, se necessario, più volte al giorno.
Ricordatevi che quelle che avete elencato sulla vostra lista sono le cose davvero importanti sulle quali dovrete imparare a concentrarvi e che le cose poco importanti diventano importanti solo a causa di una cattiva pianificazione.

Per capire quale parte del vostro tempo quotidiano utilizzate per attività che per voi hanno valore aggiunto, dovete svolgere una sorta di audit del tempo, cercare di avere, cioè, una fotografia chiara di quali percentuali del vostro tempo spendete per fare alcune cose.

Tutte le attività andranno dunque suddivise in opportune categorie quali, ad esempio:

- crescita e miglioramento: in questa categoria risiederanno tutte le attività che mirano alla crescita individuale e professionale, all’istruzione, all’innovazione, che servono per stilare strategie, per migliorare i processi, ecc.
- gestione delle persone: comprende, ad esempio, le attività di coaching, quelle dedicate alla reportistica
- attività non manageriali: sono tutte le attività quotidiane che per essere svolte non richiedono capacità manageriali
- amministrazione: appartengono a questa categoria attività quali fornire le risorse necessarie, fare colloqui per assumere nuovi collaboratori, rispondere a lettere ed e-mail, compilare le note spese, valutare le performance, scrivere report, ecc.

Per avere un’idea abbastanza chiara di come spendete il nostro tempo, l’audit deve durare almeno una settimana e deve comprendere una registrazione accurata di ogni attività che svolgete.

Le mosse per eseguire al meglio questo audit sono:

- registrare su un modulo le vostre attività, suddivise per giorno della settimana e per compito, ricavandone poi la percentuale sul tempo totale dedicato al lavoro
- creare un diagramma a torta che mostri visivamente come investite il vostro tempo
- chiedervi quali sono le zone da migliorare e, una volta definite, decidere di quale percentuale volere scendere o salire, agendo di conseguenza

Un altro modo di svolgere questo audit, investendoci meno tempo, è quello di monitorare solo le attività che considerate a valore aggiunto, scoprendo così quale percentuale del vostro tempo professionale dedicate al loro svolgimento.

Una volta confrontata la lista di quello che fate con quella di ciò che dovreste/vorreste fare, non resta che ridisegnare gli impegni quotidiani, stilando una lista di cose da fare. Accanto a questi impegni segnerete il tempo previsto per il loro svolgimento e quanto tempo ci metterete a svolgerli realmente.
Segnare il tempo previsto per le vostre attività non vi aiuterà a svolgerle in meno tempo ma vi aiuterà a stimare meglio le tempistiche.

Creare un elenco di attività con le relative tempistiche vi aiuterà a:

- concentrarvi sui compiti da svolgere e stanziare il tempo necessario per il loro svolgimento
- avere uno schema di lavoro per fissare aspettative e confini temporali. Se il calendario è pieno dovrete per forza rivedere alcune priorità
- concentrare i lavori importanti o creativi nei momenti di maggior picco di energia (ad esempio la mattina presto)
- migliorare la stima delle tempistiche
- non saturare ogni minuto a disposizione per lasciare, così, lo spazio necessario anche alla gestione delle emergenze
- identificare facilmente le cose da fare quando vi ritrovate con del tempo libero inaspettato
- decidere a che ora volete uscire dall'ufficio e programmare a ritroso la vostra giornata, partendo dalle priorità
- condividere questa programmazione con i vostri collaboratori per sottolineare l’importanza della gestione del tempo
- registrare i vostri progressi e congratularvi con voi stessi per ogni obiettivo raggiunto secondo le tempistiche stimate

SVILUPPIAMO L’AUTODISCIPLINA NECESSARIA PER DEDICARCI ALLE PRIORITÀ, ATTENENDOSI STRETTAMENTE AD ESSE

Quest’ultima fase è forse la più difficile perché ora dobbiamo imparare a gestire il tempo che abbiamo a disposizione, senza sprecarlo e seguendo un piano ben preciso.

La gestione del tempo consiste nell’individuare tutti i "trucchi" che possono farci risparmiare questa risorsa preziosa.
Una firma che esce in automatico nell’e-mail che stiamo scrivendo ci consentirà, ad esempio, di evitare di riscriverla ogni volta. Se moltiplichiamo questi pochi secondi risparmiati per il numero di e-mail che scriviamo ogni giorno, per 5 giorni alla settimana e per 52 settimane all’anno, ci accorgeremo, ben presto, di quanto tempo sia possibile risparmiare tramite poche semplici azioni.

Ma quali sono gli ostacoli più comuni che si incontrano cercando di gestire meglio il nostro tempo? Vediamone alcuni:

- un ambiente di lavoro caotico, che disturba;
- uno spazio lavorativo poco organizzato;
- una tendenza a procrastinare e a rimandare;
- riunioni fiume non necessarie, viaggi inutili, interruzioni continue

Riconoscere qual è il nostro problema è già il primo passo necessario per risolverlo.
Se, ad esempio, il problema sono le interruzioni continue, proviamo a fissare un orario ben stabilito per effettuare con i collaboratori dei brevi meeting, insegnando loro a raccogliere le idee per poi esporle in una sede più adatta.

Mai come nel caso della gestione del tempo è importante insegnare tramite il buon esempio. Ecco, quindi, che risulta fondamentale seguire qualche piccolo consiglio:

- siate i primi ad essere puntuali, mettendo in pratica le tecniche che avete imparato;
- rendete ognuno conscio del fatto che il tempo è importante: rispettate il tempo altrui e chiedete che sia fatta la stessa cosa con il vostro;
- create un piano per gestire meglio il tempo insieme al vostro team di lavoro. Discutete insieme su come potete risparmiare tempo;
- affidate un certo lavoro alla persona giusta e ad una certa persona il lavoro giusto. Questo consentirà a tutti di risparmiare del tempo e di organizzare al meglio il lavoro facendolo "scorrere" più velocemente;
- organizzate la vostra postazione di lavoro in modo da renderla efficiente per lo svolgimento dei vostri compiti quotidiani e insegnate agli altri a fare lo stesso;
- non lavorate così in fretta da mettere in pericolo la qualità del vostro lavoro;
- non permettete che intrusioni e distrazioni vi rubino del tempo

L'ultimo consiglio che possiamo darvi è quello di ricordarvi che nessuno dei cambiamenti che abbiamo descritto in questo Approfondimento avverrà dalla sera alla mattina ma che, senza una "vision" e una pianificazione chiare, non succederà niente del tutto.
Il vostro obiettivo dovrà essere quello di progredire giorno per giorno, non quello di cercare di essere perfetti.

Chiudiamo con una storiella che rafforza il concetto che sapere gestire il tempo non significa fare più cose possibili ma fare soprattutto le cose che consentono il raggiungimento dell’obiettivo che ci siamo posti. Eccola:

Un giorno un agricoltore disse alla moglie: “domani andrò ad arare il campo ovest”.

Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore, ma gli mancava l’olio e andò al negozio a procurarselo. Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali. Si diresse verso il silos per prendere il granoturco.

Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c’era bisogno di mettere le patate a germogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po’ a casa.

Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l’accetta nel pollaio.

Andando a cercare l’accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle galline e sorpresa lei gli chiese: “Hai già finito di arare?”
“Finito?” gridò l’agricoltore “Non ho nemmeno cominciato!"

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