Le procedure - Sistema Qualità

Tratto da QualitiAmo - La Qualità gratis sul web

Scrivere procedure dovrebbe essere un compito facile e di ordinaria amministrazione per chi si occupa di Qualità ma qualcosa da imparare c’è sempre, proviamo a scoprirlo insieme.

Una procedura ben scritta è di basilare importanza nella gestione di un Sistema Qualità perché ci aiuta a raggiungere quello che dovrebbe essere l'obiettivo di qualunque organizzazione: la standardizzazione dei processi.
Questi documenti, infatti, ci supportano nel nostro lavoro, permettendoci di ripetere all’infinito alcuni compiti sempre con le medesime modalità, avendo definito a monte qual è il modo migliore per svolgerli.

Scrivere dozzine e dozzine di procedure, però, solitamente non è necessario, oltre ad essere dannoso. Questo tipo di approccio, infatti, può creare più problemi di quanti possa risolverne: i documenti non si trovano facilmente quando servono, non vengono utilizzati, non sono aggiornati, ecc.
Programmare a monte del nostro lavoro di creazione del supporto documentale quali procedure ci serviranno e per quale motivo è un ottimo punto di partenza per non commettere il più classico degli errori: avere decine di faldoni pieni di carta inutilizzata.

Quando si incomincia a scrivere la prima procedura, conviene sempre partire da quella che descrive l'attività del dipartimento che può vantare un maggior numero di processi “maturi” e stabili. Un processo bene definito, infatti, ci faciliterà sicuramente nel compito di progettazione, redazione e implementazione del nostro documento.
Andare, al contrario, per tentativi, cercando di formalizzare un processo instabile può essere frustrante, almeno all’inizio, e portare ad una perdita di fiducia nello strumento.

“Perché dovrebbe servirci una procedura”? Alzi la mano chi tra voi, occupandosi a tempo pieno di Qualità, non si è mai sentito rivolgere questa domanda. Ed ora alzi la mano chi ha saputo dare una risposta incisiva la cui logica si è resa evidente nelle menti di tutti gli ascoltatori! Non è facile, lo sappiamo ma possiamo provarci.

La domanda è di una semplicità disarmante ma la risposta che riusciremo a dare, anche se a noi appare scontata, sarà importantissima e pregiudicherà l’appoggio che avremo da parte dei nostri colleghi.
Lo scopo che sta alla base della creazione di un sistema di controllo che si basa su processi documentati e su procedure ben scritte si può ricondurre a 4 punti fissi:

- conformità: aderire alle leggi, alle normative di settore e a quelle volontarie è basilare per qualunque organizzazione.
Se una procedura, da sola, non basta a dimostrare la conformità, processi ben definiti e documentati insieme alle registrazioni che ne supportano ed evidenziano l’andamento nel tempo possono rendere evidente ed efficace il sistema di controllo interno, evidenziandone la conformità a tutti i riferimenti documentali di settore

- bisogni a livello operativo: cos’è davvero importante nel nostro business? Cos’è fondamentale per avere successo?
Il Top management sottolinea quali sono questi fattori? Come? Quanta visibilità e trasparenza sono associate all’efficacia di questi processi considerati “chiave”?
Questi interrogativi ci portano immediatamente al secondo importantissimo motivo per cui è fondamentale scrivere buone procedure: per assicurarsi che i processi considerati fondamentali per l'azienda vengano condotti nel miglior modo possibile e come stabilito a livello strategico.
Quale miglior mezzo di un documento controllato, infatti, può raggiungere questo duplice scopo? Le informazioni importanti vanno veicolate nella maniera giusta per evitare che siano perse o che vengano fraintese.

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