Software gestione Qualità

Spesso le organizzazioni che hanno al loro interno un Sistema Qualità o un Sistema Integrato (Qualità, Ambiente e Sicurezza) ritengono che un software di supporto sia uno strumento utile per la loro gestione.

Un software per la gestione della Qualità, infatti, se concepito bene può aiutare a migliorare la produttività, la soddisfazione dei clienti e la qualità dei propri prodotti o servizi, fornendo una reportistica puntuale e mirata che aiuta il gruppo dirigente a prendere le decisioni migliori per ottenere gli obiettivi pianificati.

Certo nessun software è in grado di fare miracoli e se mancano vision, mission, obiettivi (ne abbiamo parlato proprio la settimana scorsa), pianificazione e capacità manageriali non vi eviterà di fare un bel buco nell’acqua!

Se, invece, avete le idee chiare su come applicare la Qualità in azienda e su cosa ottenere dalla sua applicazione, questo strumento può, effettivamente, diventare utile proprio grazie alla sua capacità di fornire in maniera continuativa molte di quelle informazioni considerate “vitali” per monitorare efficacia ed efficienza di un’organizzazione.

Un buon programma per la gestione della Qualità, però, per essere efficace dovrebbe essere pensato o, almeno, supervisionato da chi di Qualità si occupa davvero e sa, quindi, cosa gli serve per lavorare bene. Fate dunque, questo tipo di valutazione al momento dell’acquisto, chiedendo informazioni sulle modalità di sviluppo del software e sul team di persone che ha partecipato al progetto.

Ma come sono strutturati questi programmi?
Solitamente sono composti da moduli integrati tra loro, ognuno pensato e sviluppato per gestire un requisito o un gruppo di requisiti della norma di riferimento, che può essere, come abbiamo detto, la ISO 9001 se si tratta di Sistema Qualità ma anche una delle norme ambientali (ISO 14001 e Regolamento EMAS), un testo legato alla gestione della sicurezza e della salute dei lavoratori (OHSAS 18001, 626 e BS 8800), o, ancora, la norma per la gestione dei laboratori (ISO/IEC 17025), quella della Responsabilità Sociale (SA 8000), quella per la gestione della Sicurezza delle Informazioni (BS 7799) ecc.

Questi moduli dovrebbero dialogare tra loro in modo che i dati inseriti in uno, siano disponibili, su richiesta, negli altri, mediante un processo di aggregazione delle informazioni, senza, cioè, dover ripetere l’input manuale.

L’interfaccia grafica va studiata per facilitare al massimo l'utilizzo del programma e per risultare “user-friendly” anche per quegli utenti che hanno poca dimestichezza con l’informatica.
I menù migliori sono quelli personalizzabili "ad hoc" per singolo utente o per gruppo di utenti e con la possibilità di controllare l’accesso delle varie funzioni aziendali alle singole aree del software, mediante la creazione di un sistema di permessi che va a gestire sia l'utente sia raggruppamenti per aree aziendali.

Il punto forte di questo genere di software ci si aspetta, però, di trovarlo nel sistema visuale, presente, effettivamente, in quasi tutti, e pensato per facilitare l’individuazione dello stato di avanzamento delle singole attività e le eventuali criticità (spesso mediante i classici colori “verde”, “rosso” e “giallo” che ricordano un semaforo). Queste informazioni sono spesso inserite in una sorta di “cruscotto” aziendale, utile per poter monitorare costantemente eventuali scostamenti rispetto ai valori attesi.

Fondamentale è la presenza nel programma di un “Help” in linea, di "wizard" (procedure informatiche che permettono all'utente di eseguire determinate operazioni, solitamente complesse, tramite una serie di passi successivi semplificati) quando necessari, di tabelle facilmente richiamabili per l’inserimento dei dati, di "reminder" da gestire in outlook e di tutto ciò che può integrare al massimo il software nella realtà lavorativa quotidiana dell'utente.

La logica alla base dello sviluppo di questa tipologia di programmi è, solitamente, la “WYSIWYG” (“what you see is what you get”) che permette di avere sulla carta, tramite una stampa, esattamente quello che si vede a video, semplificando notevolmente le cose.

Un altro punto basilare al quale prestare attenzione è la lingua dell’interfaccia che, se può sembrare scontato identificare con l’italiano, può essere utile anche in versione bilingue (italiano-inglese) per andare a soddisfare, ad esempio, quelle realtà lavorative che hanno sedi operative anche all’estero, condizione ormai sempre più frequente.

Riguardo all'accesso al software, questo può essere disponibile sia in versione LAN (acronimo dai termini inglesi Local Area Network, rete locale) sia in versione WEB (utilissima, ad esempio, per l’inserimento dei reclami dei clienti o per dare la possibilità alla clientela di seguire particolari avanzamenti). Verificate sempre preventivamente, dunque, quale utilizzo intendete fare del vostro software.

I moduli che compongono questa tipologia di software, sono, di solito, i seguenti:

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