La norma ISO 9001 ci chiede esplicitamente che tutte le attività che influenzano la Qualità (pianificazione, progettazione, gestione dei materiali, produzione, distribuzione, ecc.) vengano "registrate".

Le registrazioni della qualità, in effetti, sono il miglior modo per dimostrare come funziona il nostro Sistema Qualità e la sua conformità ai requisiti della norma, attraverso l'evidenza del raggiungimento degli obiettivi che ci siamo posti.

Esempi di registrazioni possono essere:

- i fogli per la raccolta dei dati
- le carte di controllo
- i rapporti assistenza clienti<7
- le liste di prelievo del magazzino
- le schede di lavorazione
- le specifiche consolidate
- i manuali
- il registro dei lotti di produzione
- ecc

Non esiste una regola precostituita generale per costruire un sistema di registrazioni della qualità: ciascuna azienda ha le proprie esigenze, il proprio mercato, prodotti diversi, prassi, leggi e regolamenti specifici e quindi ognuna stabilirà quali registrazioni raccogliere e conservare e per quanto tempo e come trasferire, inoltre, tali esigenze ai propri fornitori al momento del contratto o dell'ordine.

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