Preparare un'istruzione operativa

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Ci sono, essenzialmente, 4 punti da seguire quando si deve scrivere un'Istruzione di Lavoro e assicurarsi che quanto scritto funzioni davvero e la metodologia delle 5S è una parte fondamentale di questo approccio.

La metodologia da applicare, declinata in 4 punti, è la seguente:

- fare un programma per lo sviluppo del documento e per la sua verifica
- suddividere il lavoro in attività
- assicurarsi di avere tutto ciò che serve: gli strumenti giusti, i macchinari adatti, la disponibilità di fornitori interni e dei materiali
- ordinare tutti questi elementi nella maniera giusta, esattamente come un lavoratore si aspetta di trovarli

In un corso che insegni come applicare una nuova Istruzione di Lavoro i partecipanti impareranno, come prima cosa, a realizzare un programma di massima e a suddividere il lavoro in singole attività utilizzando un diagramma di flusso in modo da essere in grado di spiegarlo e di confrontarlo con quanto proposto. Questo primo approccio andrà a coprire i primi due punti che abbiamo citato ma cosa bisogna fare per applicare gli altri due? Basterà dire ai partecipanti: "bisogna fare in modo che tutto sia pronto per lavorare"?

La risposta, ovviamente, è "no", non basta. Aggiungiamo poi che, per esperienza, senza un'applicazione efficace degli ultimi due punti non si riuscirà mai a portare a termine il lavoro in maniera soddisfacente.

Ma cosa significa "assicurarsi che tutto sia pronto per lavorare bene"? Significherà che il target di riferimento della nostra Istruzione di lavoro dovrà diventare oggetto delle seguenti azioni: effettuare un buon lavoro di comunicazione, coinvolgere tutti gli interessati, scrivere e controllare tutto ciò che è necessario per uno svolgimento ottimale del lavoro, assicurarsi che tutti gli strumenti necessari siano stati messi a disposizione e che le aree di applicazione del nostro documento siano ben pulite ed organizzate. Una volta che incominceremo, però, ad applicare la nostra Istruzione facendoci aiutare dalle persone che dovranno poi utilizzarla nel loro lavoro quotidiano, nasceranno, inevitabilmente, i primi problemi.

Abbiamo parlato di metodologia 5S. Molti di voi saranno d'accordo nel riconoscere che il modo migliore per implementarla ed ottenre vantaggi dalla sua applicazione è quello di riuscire a pensare in termini 5S. Questo, in buona sostanza, significa riuscire a porsi le domande giuste per quanto riguarda gli strumenti di lavoro che andremo a prendere in considerazione, soprattutto macchinari e materiali.
Ad esempio, perché non proviamo a chiederci se tutti i materiali che occorrono per eseguire il lavoro che stiamo descrivendo sono presenti nel posto giusto e nelle giuste quantità? Facendo questo tipo di ragionamento in un'ottica 5S e applicandolo ai materiali potremo trarre alcune importanti conclusioni in merito al fatto che questi siano "pronti" o meno per un'applicazione efficace della nostra Istruzione di lavoro. Ad un livello successivo, potremo poi provare a fare un'analisi approfondita di tutto ciò che potrà impedire lo svolgimento di un processo stabile, almeno all'inizio dell'applicazione del nuovo modo di lavorare. E' proprio questo il punto più controverso dell'applicazione di una nuova Istruzione di lavoro e quello che, se non adeguatamente preparato, porta rapidamente ad un fallimento quasi certo della sua implementazione.

Il rodaggio della nuova Istruzione di lavoro, dunque, fallirà se non riusciremo a pensare in un'ottica 5S. Se, ad esempio, accettiamo che alcune parti difettose si mischino con gli altri materiali necessari per il processo come potrà andare a finire l'applicazione del nostro documento? Come avevamo pianificato? Difficile. Sono proprio questi, infatti, i motivi che portano le persone a dire che il lavoro non può essere standardizzato in un documento. Se non inizieremo a fare domande sui tanti dettagli e sui problemi che, inevitabilmente, accompagnano qualsiasi tipo di lavoro, accettando le cose così come ci vengono raccontate, andremo incontro ad un fallimento sicuro perché non abbiamo tenuto conto di tutti i dettagli e delle variabili.
Materiali non conformi, poche o troppe materie prime causano una manipolazione continua del processo che ne impedirà la standardizzazione e non renderà possibile descrivere il lavoro in un'Istruzione operativa. La stessa cosa si può dire per i macchinari. I fermi macchina non possono essere standardizzati, semplicemente accadono e noi li accettiamo passivamente. In questo senso, abbracciare il TPM (Total Productive Maintenance) e incoraggiare le buone abitudini nei reparti produttivi è un modo eccellente di prepararsi ad implementare un'Istruzione di lavoro. Dunque, se davvero vogliamo un processo standardizzato e privo di problemi, la metodologia 5S e la TPM devono fare parte del nostro processo di preparazione di quel documento che andrà a descrivere nei minimi dettagli il lavoto da svolgere.

Questo ragionamento ci dà una mano a puntare i riflettori su quanto possa essere problematica la mancanza di standardizzazione nello svolgimento di qualsiasi lavoro. Se ci abitueremo a preprarare uno schema di riferimento per spezzare il nostro processo nelle sue varie attività, qualunque persona che abbia ricevuto un'adeguata formazione nelle tecniche Lean potrà riconoscere ed evidenziare questo tipo di problemi. E' il lavoro che si fa nelle sessioni Kaizen, dove un diagramma di flusso capace di suddividere il processo in tutte le attività minori che lo compongono può evidenziare almeno una dozzina di possibilità di migliorare il lavoro, standardizzandolo.

Una volta applicati i punti che abbiamo preso in esame insieme, implementate i miglioramenti che avete deciso, accertandovi, però, che siano davvero efficaci e, soprattutto, assicurandovi che il nuovo standard non richieda sforzi superiori ai vantaggi ottenuti. Questo approccio che cvi ha insegnato a partire dalla base di qualsiasi lavoro necessita, però, anche di una certa sistematicità per assicurarsi che il suo utilizzo venga supportato ogni giorno. la metodologia 5S e le altre metodologie di miglioramento per essere davvero efficaci in questo campo devono essere utilizzate soprattutto da coloro che supervisionano il lavoro più operativo. Ecco perché è importante chiudere questo tipo di progetto pianificando una sessione di follow up dopo un po' di tempo dall'introduzione della nuova Istruzione operativa, perché le persone che l'hanno utilizzata sanno come migliorarla applicando al proprio ambiente di riferimento una leadership forte e sicura.