La legge che regolamenta la gestione elettronica dei documenti risale al 2005, ma, nel corso di questi anni, si è registrata una scarsa propensione all'innovazione tecnologica, a causa anche delle resistenze culturali da parte delle aziende. Soprattutto, sono troppe le imprese del nostro paese che non hanno ancora compreso appieno i vantaggi e benefici di cui potrebbero godere se aderissero all'applicazione di questi nuovi sistemi.
I dati forniti dalle ricerche del Politecnico di Milano, fanno emergere un dato molto significativo: se tutte le aziende italiane attuassero la pratica dell' archiviazione sostitutiva,, i benefici complessivi sarebbero di circa 60 miliardi di euro l'anno, percentuale che rappresenta il 4% del PIL nazionale. Inoltre, sarebbero nello specifico le medie e piccole imprese ad ottenere i maggiori benefici: gli investimenti verrebbero infatti ripagati in solo uno o al massimo due anni.
Tra i principali vantaggi che le aziende possono ottenere grazie alla pratica dell'archiviazione ottica dei documenti si ricordano:
- Risparmio di tempo
- Risparmio economico
- Riduzione degli spazi di archivio
- Miglioramento a livello organizzativo interno
- Maggiore efficienza
Per attuare la pratica della dematerializzazione, sono disponibili software per l'archiviazione ottica documentale, i DMS (document management system). Questi applicativi consentono di procedere con l'eliminazione del supporto cartaceo per qualsiasi tipologia di documento, permettendo così alle aziende di liberarsi dall'ingombro della carta che per legge si dovrebbe invece mantenere per 10 anni.
A cura di:
Giulia Migliavada
Marketing Nomesia
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