5S - Uno strumento della Qualità

Tratto da www.qualitiamo.com

Sulla metodologia delle 5S sappiamo ormai tutto e abbiamo letto di tutto.

La domanda da un milione di dollari, però, è come applicarla davvero nella realtà di tutti i giorni, dato che non è così facile come sembra.

Uno studio commissionato nel 2005 dalla DYMO ha messo in luce che:

- più della metà dei manager negli Stati Uniti prendono in esame lo stato delle scrivanie dei loro collaboratori per decidere se elargire o meno aumenti di stipendio
- il 51% di essi riscontra un nesso tra il disordine dei collaboratori e la loro resa in ambito produttivo
- ogni documento perso costa alle aziende, in media, 120 $

La stessa indagine ha anche messo in luce che:

- il 49% dei dipendenti è “professionale ma rilassato” con pochi accumuli di materiale ordinato
- il 31% si affida al “caos creativo”
- il 13% sono molto disordinati
- solo il 7% si possono definire del tutto ordinati

Se ci fermiamo un attimo a ragionare su questi dati capiamo quanto ci sia bisogno di diffondere strumenti quali quello delle 5S all’interno delle nostre realtà lavorative!
Applicare questa metodologia, infatti, non significa solo pulire un reparto produttivo o mettere in ordine un ufficio ma cambiare completamente il modo di affrontare il nostro lavoro quotidiano e di vivere lo spazio lavorativo.

Partendo da un miglior ordine visivo dell’ambiente lavorativo, infatti, si può arrivare a rivedere le logiche che stanno dietro alla gestione di un magazzino, a riconsiderare la gamma dei prodotti offerti per ridurne il numero, a ridisegnare il layout di un reparto per renderlo più ergonomico ed efficiente, a migliorare i flussi di lavoro.

Questo strumento, all’apparenza così banale, è stato applicato con successo dalle aziende più importanti al mondo, da piccole realtà e persino da molte persone che desideravano solo vivere in un contesto più ordinato ed efficiente.
Il grande successo delle 5S sta proprio nella loro grande flessibilità e nell’adattabilità ai diversi contesti oltre che nell’estrema facilità dell’applicazione.

Negli Stati Uniti, ad esempio, la metodologia 5S viene divulgata a livello popolare attraverso trasmissioni televisive dal titolo: “Mission organization” (Missione organizzazione), “Life simplified” (La vita semplificata) o “Clean sweep” (Ripulire) per insegnare alla gente come si fa a tenere in ordine la casa per essere sempre in grado di ritrovare le chiavi o di pagare le bollette in tempo.

Su questo argomento, qualche tempo fa, è sceso in campo addirittura il Wall Street Journal che ha dedicato un bellissimo articolo a come la gente organizza la propria casella e-mail e a come, da questo semplice gesto, si possono capire moltissime cose sul proprietario della casella di posta.
La filosofia dell’autorevole quotidiano è: “you are your inbox” (tu sei la tua casella di posta in arrivo).

Non sono, però, solo le singole persone a fornirci con il loro ordine (o con il loro disordine) un ritratto veritiero del loro stile di vita, delle loro abitudini e del loro modo di pensare.
Anche Boeing, una delle 50 compagnie più famose al mondo, si è affidata, a partire dal 1994, alle 5S per raggiungere obiettivi significativi e per trasmettere un’immagine migliore ai propri clienti.
Grazie a questa metodologia, Boeing ha ottenuto un netto miglioramento della produttività, della qualità dei propri prodotti, della sicurezza dei suoi stabilimenti e, non ultimo, del morale dei propri dipendenti.
Così ha addirittura messo in vendita tre video che raccontano la sua esperienza nell’applicazione della metodologia, per condividerla con quanti decidono di partire per questo viaggio affascinante.

Venendo ai giapponesi, inventori della metodologia e precursori nel percorso che porta all’ordine e all’organizzazione, molte aziende del Sol Levante il venerdì finiscono mezz’ora prima per permettere ad ogni dipendente, secchio e ramazza in mano, di pulire il proprio posto di lavoro. Va da sé che sono pulizie in più rispetto a quelle previste quotidianamente.

Certo, bisogna stare attenti a non sfiorare il ridicolo come è successo qualche tempo fa alla National Insurance di Longbenton in Inghilterra dove, per incoraggiare l’ordine negli uffici, si è pensato di attaccare sulle scrivanie dei pezzi di nastro neri per mostrare agli impiegati dove dovevano mettere le penne.
Ovviamente un atteggiamento così ingenuo e ottuso da parte di chi ha deciso di avviare il progetto ha riscosso solo una generale demoralizzazione delle persone che lavoravano nella società e una levata di scudi che ha coinvolto tutto il Paese.

COME AVVIARE IL PROGETTO

Prima di tutto, occorre capire cosa si aspetta la Direzione dall’implementazione di questa metodologia. Avere aspettative errate è, infatti, il modo migliore per far fallire il progetto.

Il secondo passo è decidere in quale area applicare la metodologia, se si decide di partire con un esperimento pilota, oppure dividere l’azienda in più aree e avviare un programma per ognuna di esse.

Una volta stabiliti i limiti fisici della nostra azione, bisognerà scegliere le persone che si occuperanno di avviare il lavoro e formarle spiegando loro quali sono i principi del metodo che si vuole adottare.
Un buon modo per rompere il ghiaccio è cercare di capire direttamente dalla viva voce della gente cosa piace e cosa non piace dell’area di lavoro in cui vive quotidianamente e raccogliere i suggerimenti per migliorarla in un’ottica 5S.

Per far comprendere meglio cosa ci si aspetta, è utile proiettare una serie di fotografie che illustrino la situazione prima e dopo un approccio 5S (sono reperibili in internet, ad esempio su questo sito, o su qualunque testo che affronti l’argomento).

LA PRIMA “S”

Per affrontare la prima “S”, “Seiri”, che, come abbiamo visto, significa “classificare”, “separare”, “eliminare” e “organizzare” conviene fare una serie di fotografie dell’area di lavoro (quella dell’”abbiamo sempre fatto così”) come si presenta prima di avviare il progetto. Le potremo poi raffrontare con le fotografie dello stesso posto al termine del nostro lavoro per vedere quanto siamo stati bravi e come è visivamente migliorato.

Inizieremo, poi, il lavoro vero e proprio liberando l’area da tutte le cose che vi sono state ammassate e che impediscono di raggiungere agevolmente ciò che serve davvero per lavorare.

Per stabilire cosa ci serve e cosa non ci serve dovremo porci le classiche domande che si fanno in sede di reingegnerizzazione dei processi quali:

-“cosa facciamo in quest’area?”
- “quali sono i nostri clienti interni ed esterni e cosa vogliono da noi?”
- “a chi serve questo strumento?”
- “perché lo si usa?”
- “quando viene utilizzato?”
- “dove?”
- “viene utilizzato spesso?”
…e così via.

Documenti e carte inutili, strumenti poco usati, materiali di scarto, arredi inutilizzati, e-mail datate vanno rimossi dall’area di lavoro e dai nostri uffici per lasciare spazio a ciò che ci serve tutti i giorni e per creare un ambiente di lavoro più armonioso.

Non sarà facile, perché molte persone si comportano come gli scoiattoli: accumulano le cose pensando che, un domani, potranno servire.
Ci sono poi i cosiddetti “beni emozionali” che, pur non servendoci, non abbiamo il coraggio di buttare via.
Per riuscire, invece, a farlo, potremmo stabilire delle regole semplici e seguire criteri legati all’utilità dello strumento, alla frequenza di utilizzo e alla quantità necessaria:

- oggetti non utilizzati da un anno: eliminare
- oggetti utilizzati una o due volte negli ultimi sei mesi: mandare nella zona di scarto
- oggetti utilizzati una volta al mese: depositare in un magazzino separato o in un’area marginale
- oggetti utilizzati una volta alla settimana: depositare nell’area di lavoro in un’area meno marginale
- oggetti utilizzati almeno una volta al giorno: depositare nell’area di lavoro in prossimità dell’operatore
e così via...

LA SECONDA “S”

I materiali sopravvissuti alla prima S andranno messi in ordine in questa seconda fase denominata “Seiton” (ordinare).

Il posizionamento dovrà essere pensato in modo da ridurre al minimo la perdita di tempo dovuta a movimenti inutili tesi al loro recupero.
Gli strumenti che ci serviranno più spesso andranno messi più vicini, davanti a quelli che vengono utilizzati più raramente.
Il concetto può essere applicato con successo anche alla gestione dei file sul nostro computer. Pensiamo a quanto tempo buttiamo via nella ricerca di qualcosa che non troviamo più o di un indirizzo che avevamo salvato nel nostro bookmark senza catalogarlo nella maniera corretta.

Per ordinare meglio l’ambiente potremo utilizzare:

- lavagnette con indicazioni, etichette, foto identificative, contenitori colorati, post-it
- localizzazioni fisiche tracciate sul pavimento o sugli scaffali con nastro colorato
- indicatori di quantità: cartelli che indicano un minimo e un massimo di recipienti che devono essere presenti nell’area

Questo sistema di indicatori potrà essere facilmente esteso al personale che lavora nell’area mediante l’assegnazione di badge colorati che ne individuino la mansione o la posizione.

LA TERZA “S”

Questa è la fase del “Seiso”, la pulizia sistematica dell’ambiente.

La pulizia di cui si parla può essere articolata su due livelli:

- pulizia generale dell’ambiente di lavoro
- pulizia specifica di oggetti, attrezzi, macchinari, ecc

Oltre alle attività già viste in precedenza, questa fase potrebbe essere dedicata ad una sorta di analisi delle cause tesa a comprendere da cosa vengono originati sporco, rotture e sprechi per provare a ridurli all’origine.
Si può cercare di capire anche come sia arrivato nell’area del materiale che non doveva essere presente e che abbiamo dovuto rimuovere.
Se non capiremo, infatti, come è stato possibile che un luogo di lavoro si sia deteriorato, ce lo ritroveremo nuovamente deteriorato in pochissimo tempo.

Facendo l’esempio delle e-mail che ci invadono quotidianamente la casella di posta, un’azione efficace da compiere nello stadio 3S è quella di bloccare i mittenti di messaggi “spam” (messaggi spazzatura) per evitare di doverli cancellare ogni volta.
Un’altra azione molto “seiso” è la deframmentazione del disco per ottimizzare gli spazi occupati dai nostri file.

LA QUARTA “S”

Questa è la fase del “Seiketsu”, la standardizzazione.

Non ha senso lanciare il programma 5S una o più volte all’anno per ripulire tutto, come fanno molte aziende.
Se non si comprende fino in fondo l’importanza delle ultime due “S” si rischia, infatti, di sprecare tutto il lavoro fatto.

Tutte le aziende e tutti gli uffici applicano le 5S, magari senza nemmeno saperlo, quando deve arrivare un visitatore importante che si prevede farà un giro degli spazi lavorativi aziendali.
La differenza tra un programma 5S ben applicato e una perdita di tempo sta tutta nelle parole del vecchio Manufacturing Director della Velcro Canada che, una volta, affermò che “il nostro obiettivo è essere pronti in ogni momento a far visitare i reparti produttivi a qualcuno”.
Essere “tour ready”, per usare le sue parole, deve diventare il nostro obiettivo dato che è l’unico indice che il metodo applicato ha dato i suoi frutti.

Sapere dove cercare è il primo passo verso la standardizzazione.

Dato che le persone hanno la tendenza a personalizzare gli approcci al lavoro e le cose che utilizzano, per essere certi di applicare con continuità quanto abbiamo deciso è indispensabile standardizzare l’approccio per mezzo di procedure, istruzioni di lavoro, checklist e quant’altro ci possa servire per assicurarci che le cose vengano fatte nella maniera corretta.
C’è sempre posto per l’individualità nei luoghi di lavoro ma non nell’applicazione delle metodologie.

Le responsabilità legate alla pulizia e all’efficienza delle postazioni di lavoro andranno chiaramente individuate e formalizzate. Con la standardizzazione potremo facilmente accorgerci di ogni anomalia e affrontarla nella maniera corretta.

LA QUINTA “S”

L’ultima, importantissima fase nell’applicazione delle 5S è rappresentata dal “Shitsuke” che significa “sostenere”, “disciplinare”, “formare”.

Il problema degli esseri umani è che non sono perfetti: sbagliano, dimenticano, sono imprecisi, tendono a seguire le loro abitudini.
Proprio per questo i vertici dell’azienda dovranno far sentire la loro vicinanza al progetto organizzando una rete periodica di verifiche ispettive tese a rilevare eventuali lacune nell’implementazione della metodologia e la necessità di nuovi interventi formativi.
I risultati andranno resi pubblici puntando ad un miglioramento costante delle performance.

Del resto, è proprio grazie alla voglia continua di migliorarsi che negli stabilimenti Ford si poteva trovare un cestino al massimo nel raggio di 6 passi da ogni postazione di lavoro, non certo per caso.

CONCLUSIONI

Bene! Il lavoro, a questo punto, è terminato o, forse, dovremmo dire che è appena iniziato.
Non ci resta che dare un’occhiata alle fotografie che abbiamo scattato prima di avviare il progetto e farci reciprocamente i complimenti.

Dopo tutto non ci voleva così tanto, vero?

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