I diagrammi di flusso

Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica che utilizza particolari simboli per disegnare la natura e il flusso in ordine sequenziale delle attività, delle informazioni, dei supporti e delle risorse di un processo.

Risulta essere lo strumento principe per l’analisi dei processi.

I processi per i quali possiamo aspettarci di trovare un diagramma di flusso sono (quando applicabili) i seguenti:

- 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti
- 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni
- 5.4 - 7.1 - 8.1 - 8.5.1 Pianificazione
- 5.6 Riesame da parte della Direzione
- 6 Gestione delle risorse
- 6.2.2 Competanza, consapevolezza e addestramento
- 7.2 Processi relativi al cliente
- 7.2.3 Comunicazione con il cliente
- 7.3 Progettazione e sviluppo
- 7.4 Approvvigionamento
- 7.5.1 Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione dei servizi
- 7.5.2 Validazione dei processi di produzione e edi erogazione dei servizi
- 7.5.3 Identifica
- 7.5.4 Proprietà del cliente
- 7.5.5 Conservazione dei prodottizione e rintracciabilità
- 8.2.2 Verifiche ispettive interne
- 8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi
- 8.2.4 Monitoraggio e misurazione dei prodotti/li>
- 8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi
- 8.4 - 8.5 Analisi dei dati e Miglioramento
- 8.5.2 Azioni correttive
- 8.5.3 Azioni preventive

Queste rappresentazioni grafiche, essenzialmente, si possono dividere in tre tipologie:

- Funzionale: diagramma che viene utilizzato per descrivere l’interazione tra le varie attività all’interno di un’organizzazione
- Di processo: utilizzato per descrivere la sequenza e le relazioni dei compiti che costituiscono un’attività
- Descrizione dettagliata del flusso di un processo: serve per aggiungere dettagli ad un flusso quali il numero di operazioni, le revisioni, le tempistiche, ecc.

Cosa serve per costruire un diagramma di flusso? Vediamolo insieme:

- definire il processo da rappresentare graficamente (nome, confini e livello di dettaglio che si vuole ottenere)
- organizzare un brainstorming tra le persone che sono a conoscenza delle attività che compongono il processo per evidenziarle tutte nel modo più completo. In questa fase non è importante che le attività siano in ordine sequenziale
- stabilire la corretta sequenza delle attività e verificare che tutti siano d’accordo con quanto rappresentato
- identificare tutti coloro che partecipano al processo e il "process owner"
- definire gli obiettivi del processo e le misure chiave per controllarlo
- includere punti di controllo che prevedano cosa fare se qualcosa all’interno del processo dovesse andare storto
- elencare gli input e gli output del processo
- collegare le attività con frecce che indichino la direzione che segue il flusso
- esaminare i punti seguenti per ogni step del processo:

o colli di bottiglia
o punti di debolezza
o step poco definiti
o step che aggiungono solo dei costi

- capire se alcuni punti decisionali possono essere eliminati
- esaminare i circoli di rilavorazione e vedere quali attività a monte possono essere migliorate
- verificare eventuali mancanze o la presenza di azioni ridondanti
- controllare "il giro" della carta
- esaminare eventuali ritardi e correggerli

I simboli da utilizzare nella preparazione di questi diagrammi sono:

- RETTANGOLO CON SPIGOLI ARROTONDATI O OVALE: indica l'inizio o la fine del diagramma
- RETTANGOLO NORMALE: indica un'attività/un compito
- ROMBO: indica un punto decisionale
- PARALLELOGRAMMA: identifica gli input e gli output
- CILINDRO: identifica un database
- FRECCIA: indica il flusso delle azioni
- TRIANGOLO: indica le misurazioni durante il flusso
- CERCHIO: indica la connessione ad un'altra pagina o ad un'altra parte della stessa pagina

Perché un diagramma di flusso funzioni alla perfezione occorre che:

- il processo venga descritto esattamente com’è, non come si vorrebbe che fosse
- si prenda nota di tutto ciò che gravita attorno al processo in questione
- il diagramma riporti tutto ciò che è importante per il corretto svolgimento del processo: requisiti speciali, tempistiche, formazione particolare, ecc
- vengano raccolte indicazioni costanti relativamente allo svolgimento del processo per capire dove si può migliorare e come

L'utilità dell'utilizzo dei flussi si può così riassumere:

- per “mappare” un processo cioè per scomporlo in attività elementari facili da gestire e da comprendere
- per documentare un processo
- per far comprendere facilmente le varie attività e “chi” deve fare “cosa” quando si stabilisce un processo nuovo
- quando si deve formare il personale che dovrà lavorare su un processo per far capire chi sono i clienti e i fornitori, quali sono le attività e chi le deve compiere, quali supporti devono essere utilizzati, ecc.
- quando si cerca di migliorare un processo partendo da una revisione delle singole attività perché una visualizzazione grafica aiuta a vedere meglio eventuali problematiche (azioni ridondanti, punti decisionali che non funzionano, ecc)
- per organizzare le informazioni relative ad un processo in una maniera che le rende chiare a chiunque le guardi
- per dentificare i processi più critici, i punti di controllo, le aree di miglioramento