I diagrammi di flusso

Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica che utilizza particolari simboli per disegnare la natura e il flusso in ordine sequenziale delle attività, delle informazioni, dei supporti e delle risorse di un processo.<br /><br />Risulta essere lo strumento principe per l’analisi dei processi.<br /><br />I processi per i quali possiamo aspettarci di trovare un diagramma di flusso sono (quando applicabili) i seguenti:<br /><br />- 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti<br />- 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni<br />- 5.4 - 7.1 - 8.1 - 8.5.1 Pianificazione<br />- 5.6 Riesame da parte della Direzione<br />- 6 Gestione delle risorse<br />- 6.2.2 Competanza, consapevolezza e addestramento<br />- 7.2 Processi relativi al cliente<br />- 7.2.3 Comunicazione con il cliente<br />- 7.3 Progettazione e sviluppo<br />- 7.4 Approvvigionamento<br />- 7.5.1 Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione dei servizi<br />- 7.5.2 Validazione dei processi di produzione e edi erogazione dei servizi<br />- 7.5.3 Identifica<br />- 7.5.4 Proprietà del cliente<br />- 7.5.5 Conservazione dei prodottizione e rintracciabilità<br />- 8.2.2 Verifiche ispettive interne<br />- 8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi<br />- 8.2.4 Monitoraggio e misurazione dei prodotti/li><br />- 8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi<br />- 8.4 - 8.5 Analisi dei dati e Miglioramento<br />- 8.5.2 Azioni correttive<br />- 8.5.3 Azioni preventive<br /><br />Queste rappresentazioni grafiche, essenzialmente, si possono dividere in tre tipologie:<br /><br />- Funzionale: diagramma che viene utilizzato per descrivere l’interazione tra le varie attività all’interno di un’organizzazione<br />- Di processo: utilizzato per descrivere la sequenza e le relazioni dei compiti che costituiscono un’attività<br />- Descrizione dettagliata del flusso di un processo: serve per aggiungere dettagli ad un flusso quali il numero di operazioni, le revisioni, le tempistiche, ecc.<br /><br />Cosa serve per costruire un diagramma di flusso? Vediamolo insieme:<br /><br />- definire il processo da rappresentare graficamente (nome, confini e livello di dettaglio che si vuole ottenere)<br />- organizzare un brainstorming tra le persone che sono a conoscenza delle attività che compongono il processo per evidenziarle tutte nel modo più completo. In questa fase non è importante che le attività siano in ordine sequenziale<br />- stabilire la corretta sequenza delle attività e verificare che tutti siano d’accordo con quanto rappresentato<br />- identificare tutti coloro che partecipano al processo e il "process owner"<br />- definire gli obiettivi del processo e le misure chiave per controllarlo<br />- includere punti di controllo che prevedano cosa fare se qualcosa all’interno del processo dovesse andare storto<br />- elencare gli input e gli output del processo<br />- collegare le attività con frecce che indichino la direzione che segue il flusso<br />- esaminare i punti seguenti per ogni step del processo:<br /><br /> o colli di bottiglia<br /> o punti di debolezza<br /> o step poco definiti<br /> o step che aggiungono solo dei costi<br /><br />- capire se alcuni punti decisionali possono essere eliminati<br />- esaminare i circoli di rilavorazione e vedere quali attività a monte possono essere migliorate<br />- verificare eventuali mancanze o la presenza di azioni ridondanti<br />- controllare "il giro" della carta<br />- esaminare eventuali ritardi e correggerli<br /><br />I simboli da utilizzare nella preparazione di questi diagrammi sono:<br /><br />- RETTANGOLO CON SPIGOLI ARROTONDATI O OVALE: indica l'inizio o la fine del diagramma<br />- RETTANGOLO NORMALE: indica un'attività/un compito<br />- ROMBO: indica un punto decisionale<br />- PARALLELOGRAMMA: identifica gli input e gli output<br />- CILINDRO: identifica un database<br />- FRECCIA: indica il flusso delle azioni<br />- TRIANGOLO: indica le misurazioni durante il flusso<br />- CERCHIO: indica la connessione ad un'altra pagina o ad un'altra parte della stessa pagina<br /><br />Perché un diagramma di flusso funzioni alla perfezione occorre che:<br /><br />- il processo venga descritto esattamente com’è, non come si vorrebbe che fosse<br />- si prenda nota di tutto ciò che gravita attorno al processo in questione<br />- il diagramma riporti tutto ciò che è importante per il corretto svolgimento del processo: requisiti speciali, tempistiche, formazione particolare, ecc<br />- vengano raccolte indicazioni costanti relativamente allo svolgimento del processo per capire dove si può migliorare e come<br /><br />L'utilità dell'utilizzo dei flussi si può così riassumere:<br /><br />- per “mappare” un processo cioè per scomporlo in attività elementari facili da gestire e da comprendere<br />- per documentare un processo<br />- per far comprendere facilmente le varie attività e “chi” deve fare “cosa” quando si stabilisce un processo nuovo<br />- quando si deve formare il personale che dovrà lavorare su un processo per far capire chi sono i clienti e i fornitori, quali sono le attività e chi le deve compiere, quali supporti devono essere utilizzati, ecc.<br />- quando si cerca di migliorare un processo partendo da una revisione delle singole attività perché una visualizzazione grafica aiuta a vedere meglio eventuali problematiche (azioni ridondanti, punti decisionali che non funzionano, ecc)<br />- per organizzare le informazioni relative ad un processo in una maniera che le rende chiare a chiunque le guardi<br />- per dentificare i processi più critici, i punti di controllo, le aree di miglioramento

I diagrammi di flusso

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