4.2.1 ISO 9001

Tratto da QualitiAmo - La Qualità gratis sul web

Il Sistema di Gestione della Qualità, per essere in grado di descrivere e controllare i processi e al fine di soddisfare le esigenze dei clienti, deve essere documentato.
I documenti che lo descrivono dovranno essere semplici, chiari, leggibili, accessibili e completi (manuale, procedure, istruzioni, diagrammi di flusso), dichiarazioni (politica della qualità), specifiche (disegni, ecc) e registrazioni che descrivano esaurientemente il sistema.

Il fatto che nella UNI EN ISO 9001:2000 ci sia meno enfasi relativamente alla documentazione, non significa che le organizzazioni abbiano bisogno di meno documenti per descrivere i loro sistemi di gestione ma solo che sono loro a decidere esattamente quello di cui hanno bisogno.

Le funzioni di un documento sono molteplici:

- trasferire informazioni
- evidenziare una conformità
- condividere e salvaguardare le conoscenze
- formalizzare le regole che l'organizzazione si è data
- ricostruire ciò che è successo in passato
- essere di supporto nella formazione di neo-assunti per un rapido processo di inserimento all’interno dell’organizzazione

La documentazione può avere qualunque forma (ad es. diagrammi di flusso, fotografie, manuali, ecc), può essere approntata su qualunque tipo di supporto (cartaceo, elettronico, ecc) e può essere estesa ed esauriente a seconda della dimensione dell’organico dell’organizzazione stessa, delle attività che si trova a gestire e della competenza del suo personale.

I documenti di supporto al Sistema di Gestione della Qualità dovranno comprendere:

1) la poltica della qualità che può essere anche inclusa nel Manuale della Qualità e che non è altro che l’esplicitazione dello scopo finale dell’organizzazione. La politica della qualità è lo strumento mediante il quale l’organizzazione identifica l’immagine che vuole dare di sé, diffonde i suoi macro-obiettivi e comunica la qualità. Serve per consentire a chiunque all’interno dell’organizzazione di indirizzare le proprie scelte in linea con la volontà della Direzione. La politica della qualità dovrebbe essere costruita partendo dall’esame dei principi ai quali si ispira l’organizzazione, dalle intenzioni e dalle aspettative dei vertici, dall’idea di cosa si vuole rappresentare nel mercato di riferimento e di come si vuole porsi nei confronti della società, ecc

2) gli obiettivi della qualità che possono essere inclusi nel Manuale della Qualità e che, insieme alla politica, rappresentano una guida per l’organizzazione, fornendo un indirizzo comune in merito a come utilizzare le risorse, quali risultati raggiungere e a come misurarli

3) il Manuale della Qualità che è la carta di identità dell’organizzazione e che rappresenta la chiave di lettura del suo sistema di gestione. Deve presentare l’organizzazione, le sue attività e, soprattutto, richiamare i processi del sistema e le reciproche interazioni

4) le sei procedure richieste dalla norma (controllo dei documenti, controllo delle registrazioni, audit interni, controllo delle non conformità, azioni correttive) e tutte quelle necessarie all’organizzazione per gestire le attività legate alla qualità, comprese eventuali istruzioni di lavoro o moduli. Le procedure servono per descrivere i processi delle’organizzazione e per chiarire le responsabilità relativamente ad un gruppo di attività, stabilendo le mansioni di ognuno

(Continuate la lettura dell'interpretazione di questo punto della norma su QualitiAmo).