Kaizen: le fasi di implementazione

Fase 1: Pianificazione e preparazione
La prima cosa da fare quando si vuole implementare un progetto Kaizen è identificare quale area vogliamo sottoporre ad un rapido miglioramento.

Le aree da prendere in esame sono: quelle dove, in quel momento, c’è del work-in-progress; processi in cui si individuano parecchi colli di bottiglia e ritardi; aree in cui i flussi sono molto disordinati e pasticciati e nelle quali le performance relative alla qualità non sono all’altezza delle aspettative dei clienti; aree che hanno un grande impatto di mercato o finanziario (per esempio quelle che contengono un numero elevato di attività a valore aggiunto).
Una volta selezionati il processo produttivo, il processo amministrativo o l’area aziendale adatti, si può iniziare a focalizzarsi su come eliminare un certo spreco ben identificabile che si verifica nel perimetro selezionato ( ad esempio può servire una riduzione del lead time, un miglioramento della qualità o della produttività). Una volta identificata l’area di intervento e circoscritta la problematica che si vuole affrontare, l’ultima cosa che resta da fare in questa fase è quella di mettere insieme un team interfunzionale di persone che sia in grado di aggredire il problema e di risolverlo velocemente.

Fase 2: Implementazione
La squadra di persone scelta per apportare un miglioramento Kaizen si dedicherà, prima di tutto, alla comprensione del problema oggetto dello studio e dello stato dell’arte del processo sul quale si vuole intervenire, in modo da avere una visione comune del lavoro da fare. A questo punto bisognerà iniziare a raccogliere tutte le informazioni necessarie per comprendere bene come intervenire: misure qualitative, tasso di scarti e loro origine, distanze coperte, spazio occupato dai macchinari, numero e frequenza degli attrezzaggi, motivi che originano i colli di bottiglia, personale dedito a compiti specifici e così via. Ad ogni membro della squadra verranno assegnati ruoli specifici di ricerca e di analisi.
Non appena raccolte tutte le informazioni necessarie, verranno aggiunti sulla value stream map del processo tutti i dettagli necessari e si inizierà a studiare le attività principali legate al processo in esame (ad esempio takt time e lead-time).
Nell’analizzare l’area sottoposta ad esame per individuare tutti gli spunti di miglioramento, i membri del team Kaizen identificherano e registreranno gli sprechi rilevati. Per farlo al meglio occorrerà individuare gli obiettivi del processo esaminato e le operazioni a valore aggiunto associate ad ognuna delle sue fasi. Individuati gli sprechi o le attività prive di valore aggiunto, I membri della squadra di studio cercheranno insieme, ad esempio tramite la tecnica del brainstorming, ipotesi di miglioramento. Le idee, poi, verranno testate nell’area sotto esame direttamente o tramite simulazioni. Le idee che saranno ritenute le migliori saranno poi implementate. Per ottenere I maggiori benefici da un intervento Kaizen, I membri della squadra operativa dovranno osservare e registrare i dati relativi ai cicli temporali e calcolare i risparmi totali che derivano dall’eliminazione degli sprechi: ad es. dai movimenti degli operatori, dal trasporto delle parti e dei materiali, dalle superfici calpestabili e dai tempi di attraversamento

Fase 3: Follow-up
Il successo del Kaizen dipende dal completamento puntuale del processo di miglioramento e dalla gestione successiva del cambiamento intercorso. Una parte fondamentale di questa ttività, infatti, è costituita dalla fase di follow-up che deve essere in grado di assicurare che i cambiamenti apportati siano sostenuti e non siano solo temporanei.
I membri del team Kaizen dovranno rilevare con regolarità le performance riferite al processo e all’area di intervento per documentare i miglioramenti ottenuti anche a lungo termine. Queste misurazioni potranno includere: lead time, cicli, tasso di difettosità, movimentazioni richieste, spazio utilizzato, ecc. Gli interventi di follow-up vanno programmati a distanza di 30-90 giorni dall’inizio del progetto Kaizen per identificare eventuali modifiche da apportare alle soluzioni adottate per sostenere il cambaiment in maniera efficace.

(Leggete altri articoli sul Kaizen su QualitiAmo - La Qualità gratis sul web)