Comunicati Stampa: audit

Layered Process Audit

Tratto da <a href="http://www.qualitiamo.com">QualitiAmo - La Qualità gratis sul web</a> Quali benefici reali ha ottenuto la vostra azienda dall’applicazione degli audit tradizionali nei reparti produttivi? Se questi benefici stentano a manifestarsi forse è giunto per voi il momento di cambiare e di passare ai Layered Process Audit, uno strumento della qualità che sta diventando sempre più popolare e che è stato sviluppato appositamente per l'area produttiva. Cos'è esattamente un Layered Process Audit? Letteralmente il significato è quello di "verifiche ispettive stratificate di processo". Spinte dall’esigenza sempre più pressante di tendere ai "difetti zero", soprattutto in un periodo come l'attuale in cui bisogna cercare di ridurre i costi il più possibile, molte aziende, appartenenti soprattutto al settore Automotive, stanno puntando ad un approccio più proattivo nel campo delle verifiche ispettive, sviluppando questo nuovo strumento. Come ci dice il nome stesso, gli LPA coinvolgono diversi livelli (o strati) del management. Consistono in una revisione costante di tutti gli elementi chiave dei processi di produzione, assemblaggio, ricevimento e spedizione operato dal management in generale (e non dalla funzione Qualità) per assicurarsi che tutto funzioni a dovere. Questa nuova tipologia di ispezioni è costituita da una serie ripetuta di verifiche che si basa su osservazioni dirette, valutazioni "su campo" e conversazioni fatte con gli operatori per assicurarsi che le attività principali legate ad un certo processo produttivo siano svolte nella maniera corretta. La loro efficacia risiede nell’essere condotte da diversi livelli del management in modo che il processo venga preso in esame da persone differenti, con diversa sensibilità, pronte, così, a cogliere il minimo errore. Questi audit, al contrario di quelli più tradizionali, vengono svolti con cadenza quotidiana ed è questa la straordinaria innovazione del metodo che permette, mediante la sua applicazione costante, di individuare subito gli errori, anche quelli potenziali, evitando, così, che si ripercuotano a valle. Quando l’esigenza principale del mercato è quella di tendere ad avere sempre meno difetti, l’unico modo di agire accettabile è quello di sviluppare una cultura aziendale che spinga le persone a lavorare bene la prima volta e a farlo ogni volta. Questo è lo scopo principale degli LPA. Questi audit vanno molto più nel dettaglio rispetto ad una verifica ispettiva tradizionale. Ogni area, infatti, viene verificata con una check list apposita formata da 5-10 domande che vanno a seguire passo per passo l’avanzamento del processo produttivo. Su base quotidiana, ad ogni turno di lavoro, il supervisore, il responsabile di produzione o altri verificano le singole attività. Il tempo richiesto è molto poco, di circa 10-15 minuti per turno di lavoro, proprio perchè queste verifiche vengono fatte ogni giorno. Il valore rappresentato da questa metodologia è il feedback immediato che si ottiene dal processo posto sotto esame. Se ci accorgiamo, ad esempio, che un parametro critico come pressione o temperatura è impostatoin maniera errata possiamo porvi rimedio subito, individuando immediatamente le cause che hanno originato l'anomalia prima che sia troppo tardi e che la non conformità abbia un impatto devastante sul nostro prodotto. Chi deve condurre un LPA? Un layered Process Audit può essere condotto da chiunque conosca a fondo il processo sul quale deve essere fatta la verifica. Occorre anche un supporto da parte di coloro che appartengono a diversi livelli del management aziendale. Il team ideale per affrontare queste verifiche è multifunzionale (con persone provenienti dalle aree: Produzione, Qualità, Progettazione, Manutenzione, ecc) e multilivello (con supervisori, manager, ispettori, operatori). Cosa occorre per la buona riuscita di un LPA? Le variabili che possono far adare bene o male una verifica di questo tipo sono molte. Vediamo insieme le principali: - il lead auditor che effettua la verifica deve essere il proprietario del processo cioè conoscerlo benissimo ed essere in grado di agire direttamente su esso - bisogna identificare quali sono le domande giuste da fare, quelle che permettono, cioè, di controllare tutte le criticità associate al processo in esame - la partecipazione come auditor alla verifica va estesa a tutti i livelli del management per avere una visione completa - eventuali non conformità riscontrate vanno affrontate immediatamente - gli audit vanno svolti su base regolare Quali sono le domande giuste da fare? Le domande da fare, ovviamente, cambieranno a seconda del processo e del reparto produttivo presi in esame. Per avere un'idea di cosa verificare dobbiamo partire dal'esame di: - reclami dei clienti - report relativi agli scarti e ad altri dati negativi - caratteristiche chiave dei processi - fogli di set-up e istruzioni di lavoro - verbali degli audit "tradizionali" svolti in Produzione Tipicamente, comunque, le domande riguarderanno: - la manutenzione preventiva - le operazioni di calibrazione - i parametri tecnici - le procedure di set-up - i fogli di processo - la verifica delle strumentazioni e degli attrezzi da lavoro - la documentazione - l’identificazione dei prodotti - la verifica dei poka-yoke - le ispezioni - la formazione degli operatori - i dettami della sicurezza - la tracciabilità - la pulizia - il piano delle azioni preventive/correttive da compiersi Quali sono i benefici che derivano dall’applicazione di questa metodologia? Tra i benefici principali che derivano dal'applicazione degli LPA ricordiamo: - una riduzione della varianza - una disciplina e un'attenzione al lavoro maggiori. L’approccio dei lavoratori cambia. Le persone, infatti, si abituano ad avere un rapporto diretto e quotidiano con il proprio supervisore e sono, quindi, spinte a lavorare meglio. Sapere, inoltre, che viene effettuato un controllo quotidiano delle attività li spinge ad essere più responsabilizzati. - minori scarti e rilavorazioni - migliore comunicazione tra i diversi livelli di un’organizzazione - prevenzione degli errori - maggiore standardizzazione - continue azioni di miglioramento. Eventuali azioni correttive/preventive decise e implementate possono essere verificate subito e ogni giorno. Questo ha un'importanza fondamentale. Quante volte, infatti, capita che un rimedio stabilito venga seguito solo per qualche giorno e poi ceda il passo alla consuetudine, ridisegnando in poco tempo la situazione che c’era prima che si evidenziasse la non conformità? - abbattimento dei costi Per completare ed approfondire il discorso, nei prossimi giorni vi forniremo un esempio di check list da utilizzare per questa tipologia di verifiche. Tratto da <a href="http://www.qualitiamo.com">QualitiAmo - La Qualità gratis sul web</a>

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Tratto da QualitiAmo - La Qualità gratis sul web Quali benefici reali ha ottenuto la vostra azienda dall’applicazione degli audit tradiziona...

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L'impatto degli audit sulle persone

Tratto da <a href="http://www.qualitiamo.com">QualitiAmo - la Qualità gratis sul web</a> Sull’ultimo numero della rivista “Quality Progress”, edita dall'American Society for Quality (ASQ) è stato pubblicato un articolo molto interessante che ha come argomento il miglioramento delle performance durante gli audit. Facendo un'analisi accurata dei motivi per cui gli audit non danno i risultati sperati è emerso che, spesso, il fallimento è dovuto al fatto che le persone non collaborano perché non capiscono per quale motivo vengano condotte le verifiche ispettive interne e quale sia il loro beneficio per l'organizzazione nella quale lavorano. Si prende in esame, ad esempio, un sondaggio condotto presso la Cerner Corp., un'azienda di Kansas City, proprio allo scopo di verificare quanto, secondo gli impiegati, fosse stata utile la verifica interna appena condotta in azienda. Le risposte furono assolutamente sconfortanti: le persone risposero che, a loro giudizio, l'audit era stato del tutto inutile, una vera e propria perdita di tempo. Nella stessa azienda, però, dopo un periodo di formazione dedicata proprio agli audit e alla loro conduzione, si è assistito ad una riduzione di ben il 29% del numero di ore necessarie agli auditor per la preparazione e la conduzione delle verifiche. Le persone, finalmente, hanno iniziato a collaborare perché hanno capito l'importanza dell'attività svolta: hanno mostrato di propria spontanea iniziativa i documenti a supporto delle loro tesi, non hanno divagato e sono rimaste soddisfatte di come è stata condotta l'intervista e dei benefici che l'organizzazione ha potuto ottenere da essa. Non bisogna, dunque, dare per scontato che uno strumento basilare per l'implementazione della Qualità, come la conduzione degli audit, non funzioni nella nostra realtà professionale, dobbiamo, al contrario, metterci in discussione e cercare di capirne il motivo, parlare con le persone, sviscerare i loro dubbi. Nulla può sostituire una discussione franca e una buona formazione per sostenere il processo di profondo cambiamento che deve supportare l'implementazione di un Sistema Qualità all'interno di un'azienda. Tratto da <a href="http://www.qualitiamo.com">QualitiAmo - la Qualità gratis sul web</a>

L'impatto degli audit sulle persone

Tratto da QualitiAmo - la Qualità gratis sul web Sull’ultimo numero della rivista “Quality Progress”, edita dall'American Society for Qu...

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Da cosa dipende il successo di un audit?

Tratto da <a href="http://www.qualitiamo.com">QualitiAmo - La Qualità gratis sul web</a> Le organizzazioni che desiderano un Sistema di Gestione per la Qualità adeguato alla propria realtà, efficace ed efficiente farebbero bene a condurre delle verifiche ispettive interne (o audit) dato che sono gli unici strumenti in grado di assicurare che il Sistema funzioni come voluto ed evidenzi eventuali anelli deboli o opportunità di miglioramento. L’audit interno è uno strumento di gestione importantissimo per il management perché agisce come meccanismo di ritorno di informazioni basilari per prendere le decisioni corrette. Come viene gestito il processo di verifica, però, è un aspetto chiave per assicurarne l’efficacia. Il successo di un audit interno dipende, essenzialmente, da tre elementi-chiave: - il grado di preparazione e di organizzazione del team di verifica - il grado di familiarizzazione con la norma e con i suoi requisiti e la conoscenza del Sistema Qualità aziendale - i comportamenti umani di ogni componente del team Se per avere un riscontro positivo per quanto riguarda i primi due punti basta "solo" una preparazione seria, approfondita e professionale del team, il terzo punto è, invece, molto più delicato perché poggia sulla consapevolezza di ogni componente del gruppo di verifica che sviluppare particolari abilità nell’intrattenere rapporti umani è fondamentale per svolgere con successo il proprio compito. Le persone che sottoponiamo a verifica sono i nostri colleghi e sono abituati a trattarci da pari, non a subire passivamente i nostri giudizi. Per questo motivo, quando ci caliamo nei panni di auditor, dobbiamo stare attenti ad evitare cadute di fiducia e a non insinuare dubbi nei nostri confronti. Per fare questo vi suggeriamo alcuni accorgimenti semplici e pratici: - se nell’area verificata il Sistema Qualità è implementato in maniera inefficace, fornite suggerimenti operativi concreti su come migliorarlo, piuttosto che imporre interventi puramente formali o teorici - durante la verifica evitate atteggiamenti punitivi, critiche negative o distruttive, sarcasmi di vario genere. Siate sempre cooperativi, anche quando non è facile, e ascoltate con attenzione tutto quello che vi viene detto, dimostrando interesse per quello che state facendo - non esprimete mai giudizi o critiche, siate pazienti, evitate di approvare o disapprovare qualcosa a priori, senza aver prima ascoltato le motivazioni a sostegno della tesi che vi viene esposta - non formulate un nuovo quesito finché non è stata data risposta alla domanda precedente Anche il modo di condurre una verifica è molto importante, ad esempio il modo di porre le domande. Vediamo, allora, come vanno formulate: - in modo chiaro, così da facilitare la risposta della persona intervistata - senza travestirle da attacchi o accuse - evitando di influenzare in qualsiasi modo la risposta - stimolando la riflessione - accompagnandole con una spiegazione Fondamentalmente esistono due tipologie di domande che si differenziano per il tipo di risposta, più o meno libera, che si può dare loro: le domande chiuse e le domande aperte. Le domande chiuse si soddisfano con risposte del tipo "sì" / "no", sono da un lato molto precise, dall'altro, però, la loro elaborazione così semplificata limita e tende a scoraggiare il dialogo. Le domande aperte, al contrario, permettono più flessibilità ma possono non generare risposte precise in quanto tendono a far esprimere opinioni personali. La loro elaborazione è più complessa ma se sono formulate con abilità e in maniera adeguata possono assicurare una risposta meno rigida e, comunque, precisa. Nella conduzione delle verifiche ispettive interne, in realtà, si dovrebbe puntare su risposte precise riuscendo, però, a garantire nel contempo il dialogo. Come conciliare queste due esigenze che si pongono un po' in posizioni antitetiche? La soluzione risiede nella capacità di formulare con cura domande aperte del tipo: "Come controlli questa attività?", "Perché avete introdotto questo particolare controllo?", "Puoi dirmi qualcosa di più sull’intero processo per permettermi di verificare come lo controllate?", "Puoi spiegarmi come controllate i dati in entrata del vostro processo?" Altre domande possono essere formulate in altro modo per ottenere chiarimenti e spiegazioni: "Che cosa intendi quando dici che si segue sempre la stessa procedura?", "Puoi farmi un esempio concreto di quello che mi stai spiegando?" I verificatori dovrebbero stare particolarmente attenti ad evitare di introdurre risposte personali nella domanda o a porre false domande del tipo: "Credi che si commettano molti errori?". La formulazione corretta della domanda, piuttosto, dovrebbe essere: "Come rilevate gli errori che vengono commessi?", "Di che tipo sono?", "Li avete classificati?", "Quanti ne avete commessi dall’ultima verifica?", "Dove sono registrati?" Anche il contatto con la persona intervistata è importante. Per mettere l’interlocutore a proprio agio, affinché possa essere collaborativo, bisognerà applicare, ancora una volta, regole semplici su come rivolgere le domande: - evitate di porre le domande troppo rapidamente: non si deve aver fretta durante un audit - evitate di porre più domande contemporaneamente, questo atteggiamento potrebbe mandare in confusione il collega che vi sta rispondendo - evitate di porre domande troppo lunghe Un "trucco" fondamentale, poi, per garantire l'efficacia di una verifica ispettiva è quello definito come "effetto specchio". Il verificatore ripete la risposta ricevuta dal’intervistato con altre parole per avere la conferma di aver compreso bene e per evitare incomprensioni che possono ripercuotersi in sede di verbalizzazione dell'audit. Come vedete, si tratta di ricordare e di mettere a fuoco pochi punti ma seguire questi consigli può significare tracciare una linea di demarcazione ben netta tra una verifica utile ed una inefficace. Tratto da <a href="http://www.qualitiamo.com">QualitiAmo - La Qualità gratis sul web</a>

Da cosa dipende il successo di un audit?

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